jak długo przechowywany jest zapis z kamer monitoringu?

Jak długo przechowywany jest zapis z kamer monitoringu? To pytanie ma jasną odpowiedź w polskim prawie – maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania. Ten ściśle określony termin ma kluczowe znaczenie dla wszystkich administratorów systemów monitoringu.

Przechowywanie nagrań z monitoringu podlega różnym regulacjom w zależności od kontekstu. Zgodnie z Kodeksem pracy, w miejscu pracy nagrania muszą zostać usunięte po upływie 3 miesięcy. W przypadku imprez masowych organizator zobowiązany jest do przechowywania materiału przez okres nie krótszy niż 30 dni i nie dłuższy niż 90 dni od zakończenia wydarzenia. Zbyt długie przechowywanie danych stanowi naruszenie RODO, jednak w praktyce czas przechowywania może wahać się od kilku dni do kilku miesięcy, w zależności od określonego celu monitoringu.

W tym artykule wyjaśnimy szczegółowo, jak długo można przechowywać nagrania z kamer w różnych środowiskach, jakie są techniczne aspekty archiwizacji oraz jakie obowiązki prawne spoczywają na administratorach systemów monitoringu.

Czas przechowywania nagrań w różnych środowiskach

Czas przechowywania materiałów z monitoringu różni się znacząco w zależności od miejsca i celu ich gromadzenia. W obiektach publicznych oraz firmach nagrania standardowo przechowuje się od 7 do 30 dni. Natomiast w przypadku miejskiego monitoringu w Warszawie okres ten wynosi dokładnie 30 dni.

Znacznie dłuższy czas przechowywania przewidziano dla nagrań w miejscach pracy. Kodeks pracy jasno określa, że materiały z monitoringu w zakładach pracy mogą być przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia zarejestrowania. Warto jednak zaznaczyć, że pracodawca powinien jednoznacznie i konkretnie określić ten okres w wewnętrznych przepisach.

Ustawa o odpadach z kolei nakazuje przechowywać zapisy z monitoringu przez miesiąc. Odmienne zasady dotyczą organizatorów imprez masowych, którzy zobowiązani są do utrzymywania nagrań przez okres nie krótszy niż 30 dni i nie dłuższy niż 90 dni od zakończenia wydarzenia.

W praktyce administratorzy systemów monitoringu powinni kierować się zasadą ograniczenia przechowywania danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Oznacza to, że okres ten powinien być możliwie najkrótszy i ściśle dostosowany do celu zbierania nagrań.

Wyjątkowo przedłużenie czasu przechowywania nagrań może nastąpić w sytuacji, gdy stanowią one dowód w toczącym się postępowaniu lub administrator dowiedział się, że mogą być wykorzystane jako dowód. Wówczas nagrania można przechowywać aż do prawomocnego zakończenia postępowania.

Techniczne aspekty archiwizacji i kasowania

Archiwizacja nagrań z monitoringu wymaga odpowiednich rozwiązań technicznych zapewniających zarówno bezpieczeństwo danych, jak i zgodność z przepisami. Przede wszystkim materiał wizyjny można przechowywać na tradycyjnych nośnikach fizycznych (dysk twardy) lub w przestrzeni wirtualnej (chmura).

Nagrania powinny być wyraźne i umożliwiać dokładne odtworzenie zdarzeń, dlatego muszą mieć odpowiednią rozdzielczość, kompresję oraz liczbę klatek na sekundę. W zależności od parametrów, pojedyncza kamera może generować różne ilości danych:

• Kamera 2MP (1080p), 25kl/s, H.264 – około 1,75 GB/h
• Ta sama kamera z kompresją H.265 – tylko 0,88 GB/h

Oblicz jaki dysk wybrać! To kluczowa decyzja, ponieważ archiwum powinno zapewniać dostęp do materiału od 30 do 60 dni wstecz.

Nowoczesne systemy oferują automatyczne nadpisywanie starszych nagrań po upływie określonego czasu. Alternatywnie, aplikacje jak C2 Backup for Surveillance umożliwiają tworzenie zdalnych kopii zapasowych z szyfrowaniem AES-256. Dzięki temu nagrania pozostają dostępne nawet w przypadku kradzieży lub uszkodzenia serwera.

Zabezpieczenie techniczne zapisów wymaga również ograniczenia dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych. Zgodnie z rekomendacjami PUODO, nagrania można przechowywać w zamykanej metalowej szafie lub innym „bezpiecznym” miejscu. Ponadto osoby z dostępem do monitoringu muszą posiadać upoważnienie do przetwarzania danych oraz obowiązek zachowania poufności.

Materiał wizyjny należy zapisywać w sposób umożliwiający jego weryfikację, zwykle w formatach DAV, MP4 lub AVI. Nagrania można zgrywać przez podłączenie nośnika USB, zdalnie przez sieć lub w ostateczności poprzez bezpośrednie podłączenie dysku do komputera.

Prawne i organizacyjne obowiązki administratora

Administratorzy systemów monitoringu wizyjnego muszą przestrzegać szeregu obowiązków prawnych wynikających z RODO oraz przepisów krajowych. Przede wszystkim istnieje wymóg informowania osób objętych monitoringiem o jego stosowaniu. Zgodnie z art. 13 RODO, administrator musi wskazać wszystkie wymagane elementy oraz umieścić informacje w taki sposób, aby osoba była poinformowana przed wejściem na teren monitorowany.

W przypadku monitoringu w miejscu pracy, pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dla nowych pracowników informacja powinna zostać przekazana na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.

Ponadto administrator musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo dostępu do swoich danych oraz ich usunięcia, o ile nie narusza to prawnie uzasadnionych interesów administratora. Warto zaznaczyć, że dostęp do nagrań powinny mieć tylko osoby upoważnione przez administratora.

Naruszenie przepisów RODO w zakresie monitoringu może prowadzić do poważnych konsekwencji, włącznie z administracyjnymi karami pieniężnymi. Przykładowo, PUODO nałożył karę ponad milion złotych na placówkę medyczną za ukryty monitoring oraz brak wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Wnioski

Przechowywanie nagrań z monitoringu wiąże się zatem z licznymi wymogami prawnymi i technicznymi. Maksymalny trzymiesięczny okres przechowywania stanowi ważny punkt odniesienia dla wszystkich administratorów, chociaż w praktyce różne środowiska stosują odmienne zasady. Pracodawcy, organizatorzy imprez masowych czy jednostki miejskie muszą dostosować się do określonych ram czasowych zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Niewątpliwie najważniejszą zasadą pozostaje minimalizacja czasu przechowywania danych. Administrator powinien ustalić okres przechowywania tak krótki, jak to możliwe dla realizacji konkretnego celu. Dodatkowo należy pamiętać, że przedłużenie tego okresu dopuszczalne jest jedynie w szczególnych przypadkach, zwłaszcza gdy nagrania stanowią materiał dowodowy.

Właściwe zarządzanie aspektami technicznymi, takimi jak pojemność dysku, kompresja danych czy zabezpieczenia, równie mocno wpływa na zgodność systemu z przepisami. Odpowiednie rozwiązania techniczne pozwalają na automatyczne usuwanie nagrań po upływie określonego czasu, co znacząco ułatwia spełnienie wymogów prawnych.

Pamiętajmy również o obowiązkach informacyjnych wobec osób objętych monitoringiem. Oznaczenie monitorowanych obszarów, poinformowanie pracowników oraz wprowadzenie odpowiednich zapisów w regulaminach pracy stanowią niezbędne elementy zgodnego z prawem prowadzenia monitoringu.

Świadomość wszystkich aspektów przechowywania nagrań pomaga uniknąć potencjalnych kar finansowych oraz zapewnia równowagę między bezpieczeństwem a prywatnością osób przebywających w monitorowanych przestrzeniach. Dlatego właśnie szczegółowa znajomość przepisów dotyczących czasu przechowywania nagrań z monitoringu ma kluczowe znaczenie dla wszystkich administratorów systemów nadzoru wizyjnego.

FAQs

Q1. Jak długo przechowywane są nagrania z monitoringu w miejscu pracy? Zgodnie z Kodeksem pracy, nagrania z monitoringu w miejscu pracy mogą być przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące od dnia zarejestrowania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu.

Q2. Czy istnieje możliwość sprawdzenia nagrań z monitoringu po dłuższym czasie? Generalnie nagrania są dostępne tylko przez określony czas (zazwyczaj do 3 miesięcy). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nagranie stanowi dowód w toczącym się postępowaniu – wtedy może być przechowywane dłużej.

Q3. Jaki jest typowy okres przechowywania nagrań z monitoringu w obiektach publicznych? W obiektach publicznych i firmach nagrania z monitoringu są zazwyczaj przechowywane od 7 do 30 dni, choć dokładny okres może się różnić w zależności od konkretnego miejsca i celu monitoringu.

Q4. Czy można odzyskać usunięte nagrania z monitoringu? Odzyskanie usuniętych nagrań jest praktycznie niemożliwe, jeśli minął już okres ich standardowego przechowywania. Istnieje niewielka szansa tylko w przypadku, gdy nagranie zostało celowo usunięte, a nie upłynął jeszcze standardowy okres jego przechowywania.

Q5. Jakie są konsekwencje zbyt długiego przechowywania nagrań z monitoringu? Przechowywanie nagrań dłużej niż jest to konieczne stanowi naruszenie RODO. Może to skutkować nałożeniem kar finansowych przez organy nadzorcze, takie jak PUODO. Dlatego ważne jest, aby przestrzegać ustalonych okresów przechowywania danych.